Mobilität und Bürokratie auf der abta Business Travel Lounge

Mit einer gut besuchten Business Travel Lounge im 25hours Hotel beim Museumsquartier in Wien startete die abta in ihr neues Veranstaltungsjahr.

Unter dem Motto „Mobil ins neue Jahrzehnt“ eröffnete abta-Präsident Andreas Gruber eine spannende Diskussionsrunde, die sich diesmal um neue Mobiltätsformen und Erleichterungen im Kampf gegen die Bürokratie bei Auslandseinsätzen von Firmenmitarbeitern drehte.

Elena Oplassenis (FreeNow for Business) sprach über „multimediale Mobilitätsplattformen“, die Firmen und Berufsreisenden den Alltag erleichtern, während Alexander Langhans (visumPOINT) dem Fachpublikum praxisnahe Hilfe anbot, um den ausufernden Papierkrieg bei EU-Meldungen und A1-Bescheinigungen in Schach zu halten.

Ein „Taxi-Butler“ als innovative Lösung

„Wir wollen Ihnen bei Ihrer Geschäftsreise die letzte Meile leichter machen“, charakterisierte Elena Oplassenis eines der zentralen Versprechen der Taxi-App des europäischen Marktführers FreeNow (ehemals „mytaxi“), die eine direkte Verbindung zwischen dem Reisenden und dem Taxifahrer herstellt.

Eine digitale Sammelrechnung erspart dabei Zeit und Aufwand bei den administrativen Abläufen, der übergreifenden Kostenkontrolle und dem detaillierten Reporting aller Fahrten. „Mit App und Accountverwaltung eröffnen wir den schnellsten und bequemsten Weg, Mitarbeiter von A nach B zu bringen“, fasste Oplassenis die Vorteile von FreeNow aus ihrer Sicht zusammen.

1.000 lizenzierte Taxifahrer in Wien

Mit mehr als 100.000 registrierten Fahrern und 10 Millionen Fahrgästen war das 2009 gegründete „mytaxi“ die führende Taxi-App in Europa. Seit Februar 2019 ist das Startup nun Teil von „FreeNow“ – einem Joint Venture von BMW und Daimler.

In Wien wird die App von rund 1.000 lizenzierten Taxifahrern genutzt. Insgesamt ist das Unternehmen mit seinen mehr als 600 Mitarbeitern in rund 150 Städten in Europa aktiv. In Österreich bestehen Niederlassungen in Wien, Salzburg und Linz. Eine weitere Expansion ist geplant.

„Nehmen Sie das bitte ernst!“

Dem Kampf gegen die haarsträubende Bürokratie bei bestimmten Auslandseinsätzen von Mitarbeitern hat sich visumPOINT verschrieben – ein familiengeführtes Unternehmen aus Deutschland, das seit Jänner 2019 auch in Wien vertreten ist. Diese Auslandseinsätze innerhalb Europas müssen bei den zuständigen Behörden im Zielland gemeldet werden, was mit zahlreichen Fallstricken verbunden ist.

Eine EU-Meldung ist notwendig, wenn Dienstleistungen in Europa erbracht werden und die Tätigkeit im Zielland produktiv wertschöpfend ist. Eine A1-Bescheinigung braucht man als Sozialversicherungsnachweis bei geschäftlichen Einsätzen. Beide sind grundsätzlich im gesamten EU- und EFTA-Bereich erforderlich.

Heikle Fragen bei der A1-Bescheinigung

Die EU-Meldung dient im einzelnen zur Überprüfung der arbeitsrechtlichen Gleichstellung von entsandten Arbeitskräften. Das A1 Formular bescheinigt dabei, dass man den Rechtsvorschriften des eigenen Landes unterliegt und keine Sozialversicherungsbeiträge in anderen Ländern zu entrichten sind.

Heikle Fragen sind oft: Wer muss gemeldet werden? Ab wann muss gemeldet werden? Wie lauten die lokalen Bestimmungen? Wird eine Kontaktperson an Ort und Stelle benötigt? Auch die Vorbereitung einer solchen Bescheinigung mit Arbeitsvertrag, Zeit- und Gehaltsnachweisen und vielem mehr setzt entsprechendes Fachwissen voraus.

Drakonische Strafen drohen

Bei Fehlern drohen drakonische Strafen, wie Geschäftsführer Alexander Langhans anhand praktischer Beispiele eindrucksvoll darstellte. Die Firmen werden unter Umständen zu siebenstelligen Beträgen verdonnert. „Nehmen Sie die Sache bitte ernst. Das ist kein Spaß, sondern hoher Bürokratismus. Viele ignorieren das und machen die Augen zu. Wenn dann aber der Bußgeld-Bescheid kommt, ist die Ernüchterung groß“, so Langhans.

Um die Probleme nicht erst entstehen zu lassen, bietet visumPOINT bei der EU/EFTA-Meldepflicht und der A1-Bescheinigung eine umfassende Information zu den erforderlichen Unterlagen und übernimmt weiters die notwendige Registrierung des Unternehmens und die oft komplizierte Meldung der Mitarbeiter.

Damit bietet sich visumPOINT in Fragen von Visa, Legalisierung sowie Meldepflicht und Bescheinigung als Garant für professionelle Beratung, übrigens auch bei Privatreisen, an. Eine Servicenummer ist rund um die Uhr erreichbar. „Das ist kein Call-Center. Wir scheuen für Sie keine Extrameilen“, versicherte Langhans den anwesenden Travel Managern. (Dr. Elisabeth Zöckl)